Tipos de clave principal
Básicamente, una consulta es una forma de buscar, encontrar y exhibir determinada información, extrayéndola del cúmulo de datos que almacena la base de datos.
Consultas de seleción de una tabla con el "Asistente para consultas"
Para hacer una consulta por lo menos debes tener una tabla, en nuestro caso el archivo Directorio teléfono, tiene 3 tablas: Personal, Distrito y Categoría.
Para hacer una Consulta de selección de la tabla Personal sólo con el campo Nombres, Apellidos, Dirección y Distrito, debes seguir los siguientes pasos:
- Clic en la ficha Crear.
- Clic en el botón Asistente para consulta del grupo Otros.
- En la caja de diálogo Nueva consulta, dejar seleccionada la opción Asistente para consultas sencillas y luego haz clic en el botón Aceptar.
- En la caja de diálogo Asistente para consultas sencillas, selecciona la tabla o consulta con que quieras trabajar.
- Selecciona por ejemplo el campo Nombres.
- Haz clic en el botón
para pasar el campo Nombres a Campos seleccionados: , repite el mismo proceso para el campo Apellidos y Cod-distrito. - Haz clic en el botón Siguiente.
- En el Asistente para consultas sencillas, ingresa el nombre que tendrá la consulta
- Finalmente, haz clic en el botón Finalizar.
Consultas de seleción de dos o más tablas con el "Asistente para consultas"
Pasos a seguir para hacer una consulta de selección:
- Clic en la ficha Crear.
- Clic en el botón Asistente para consulta del grupo Otros.
- En la caja de diálogo Nueva consulta, dejar seleccionada la opción Asistente para consultas sencillas y luego haz clic en el botón Aceptar.
- En la caja de diálogo Asistente para consultas sencillas, selecciona la primera tabla o consulta con que quieras trabajar.
- Selecciona por ejemplo el campo Nombres.
- Haz clic en el botón
para pasar el campo Nombres a Campos seleccionados: , repite el mismo proceso para el campo Apellidos. - Selecciona la otra tabla, por ejemplo Distrito.
- Selecciona el campo Cod-Distrito.
- Haz clic en el botón para pasar el campo
- Haz clic en el botón Siguiente.
- En el asistente para consultas sencillas, ingresa el nombre que tendrá la consulta
- Finalmente, haz clic en el botón Finalizar. Observa el resultado.
El mensaje es claro, es el momento que Access te pide que relaciones las tablas. Cuando la consulta se hace de más de dos tablas, éstas deben estar unidas por un vínculo a la que llamamos relación. (Ver relaciones, más adelante).
Consultas de seleción de dos o más tablas con el botón "Diseño de consulta"
Sigue los siguientes pasos:
- Haz clic en la ficha Crear.
- Haz clic en el botón Diseño de consulta del grupo Otros y observa el resultado.
- Con la ayuda de la tecla Shift o Ctrl selecciona las tablas para ser consultadas, por ejemplo:Distrito y Personal.
- Haz clic en el botón Agregar y luego en Cerrar.
- Ahora se visualiza unos recuadros con los nombres de los campos de cada tabla.
- Haz doble clic sobre el campo Nombres de la tabla Personal, repite el mismo proceso con el campo Apellidos , también haz lo mismo con el campo Nombres pero de la tabla Distrito.
- Finalmente clic en el botón Ejecutar del grupo Resultados. El resultado será inapropiado ya que las tablas no están relacionadas.
Relaciones entre tablas
Es común que informaciones de una tabla estén asociadas con informaciones de otras tablas. En este caso podemos establecer una relación entre las dos tablas. Es a través de la relación que el Access consigue, a partir de informaciones en una tabla, obtener informaciones regis-tradas en la otra tabla. Existen tres tipos de relaciones entre dos tablas A y B: uno – a – uno, uno – a – varios, varios – a – varios.
Nota: Para establecer una relación entre dos tablas es importante que el Campo tenga el mismo Tipo de dato y el mismo Tamaño del campo.
Trabaja con la base de datos Tableta. Crea la base de datos y las 3 tablas.
A continuación Vistas Diseño y Vista Hoja de datos.
Crear relaciones de uno a uno
La relación uno a uno ocurre cuando un registro de la tabla A posee como máximo un registro asociado en la tabla B y un registro de la tabla B posee como máximo un registro asociado en la tabla A.
Esta relación está presente en el número de gerente/número de empleado, entre el PADRÓN DE DEPARTAMENTOS y el PADRÓN DE EMPLEADOS. Para cada número de gerente identificamos apenas un registro en el PADRÓN DE EMPLEADOS y cada funcionario es eventualmente gerente de apenas un departamento.
Sigue los siguientes pasos:
- Haz clic en la ficha Herramientas de base de datos.
- Haz clic en Relaciones del grupo Mostrar u ocultar. Observa el resultado.
- Haz clic sostenido desde el campo Número de gerente a Número del empleado, luego soltar el clic y te aparecerá la siguiente caja de diálogo Modificar relaciones. En ella da un clic en “Exigir integridad referencial”.
- Haz clic en el botón Crear y observa el resultado.
Crear relaciones de uno a varios
La relación uno a varios ocurre cuando un registro de la tabla A puede tener mas de un registro asociado en la tabla B, mientras que, un registro de la tabla B posee como máximo un registro asociado en la tabla A.
Esta relación está presente en la sigla del departamento entre el PADRÓN DE DEPARTAMENTO y el PADRÓN DE EMPLEADOS. Para cada sigla del PADRÓN DE DEPARTAMENTOS identifi-camos varios registros con esta sigla en el PADRÓN DE EMPLEADOS, mientras que, para cada sigla en el PADRÓN DE EMPLEADOS identificamos como máximo un registro en el PADRÓN DE DEPARTAMENTOS.También debe quedar claro que, en principio, podemos tener departamentos sin funcionarios y funcionarios que momentáneamente no están asignados a ningún departamento.
