4.- Detalles a tener en cuenta antes de ingresar datos a una tabla

Clave principal

Tipos de clave principal

En Microsoft Access existen tres tipos de clave principal: Autonumérico, Campo simple y Campos múltiples.

1. Claves principales de Autonumérico
   Un campo Autonumérico puede establecerse para que el programa introduzca automáticamente un número secuencial cuando se agrega un registro a la tabla.
   Designar un campo de este tipo como clave principal de una tabla es la forma más sencilla de crear una clave principal.
   Cuando no se establece una clave principal antes de guardar una tabla recién creada, Microsoft Access pregunta si se desea que cree una clave principal automáticamente. Si se contesta afirmativamente, Microsoft Access creará una clave principal de Autonumérico.
   
2. Claves principales de Campo simple
   Si se tiene un campo que contiene valores exclusivos, como números de identificación o números de pieza, se puede designar ese campo como la clave principal.
   Si el campo seleccionado como clave principal tiene valores duplicados o Nulos, Microsoft Access no establece la clave principal.
   Se puede ejecutar una Consulta de buscar duplicados con el fin de determinar qué registros contienen datos duplicados. Si no se puede eliminar fácilmente las entradas duplicadas mediante la edición de los datos, se puede agregar un campo Autonumérico y establecerlo como clave principal o bien definir una clave principal de campos múltiples.
   
3. Claves principales de Campos múltiples
   En situaciones en las que no se puede garantizar la exclusividad de un solo campo, se pueden designar dos o más campos como clave principal.
   La situación más común en la que surge este problema es en la tabla utilizada para relacionar otras dos tablas en una relación varios a varios.
   Si no se está seguro de poder seleccionar una combinación de campos apropiada para una clave principal de campos múltiples, probablemente resultará más conveniente agregar un campo Autonumérico y designarlo como la clave principal en su lugar.
   

Aplicar clave principal

Ubicarse en el campo cuyos datos son únicos y dar clic en el icono de Clave principal, ver que en separador “General” cambia en Indexado de No a Sí(Sin duplicados).


Formato personalizado

En formato del separador General se deberá ingresar los formatos deseados, según la visualización que se requiera de las fechas ingresadas en Vista Hoja de datos.

Ver cuadro de formatos en la siguiente página



Algunas modificaciones en "Propiedades del campo"

1. En Titulo se puede escribir otro dato y es que se visualizara en vista de Hoja de datos.
   
2. En Requerido, si figura No no será obligatorio ingresar el dato.
   
3. En Tamaño del campo se puede determinar la cantidad de caracteres que permitirá Access ingresar en un dato tipo texto.
   
4. En Formato se puede detallar un tipo de formato. En formato también puedes seleccionar el formato.
   
   Por supuesto que en un campo Fecha/Hora del separador General puedes cambiar el formato digitando por ejemplo dd-mmmm-aaaa.
   En caso quisieras obtener la hora del sistema, sólo debes seguir los siguientes pasos:
   
   
   
   • Si quisieras obtener la fecha del sistema y el campo tuviera un tipo de dato Fecha/Hora; en Valor predeterminado haz clic en el botón con 3 puntos que se ve al extremo derecho de la línea para ir al Generador de funciones y luego:
     - Haz doble clic en Funciones.
     - Haz clic en funciones indorporadas, y ubicar la función Ahora.
     - Haz doble clic en Ahora
     - Haz clic en el botón Aceptar. y listo.
     
   
   
5. Si quisieras que en Vista Hoja de datos se visualice un valor prederminado como por ejemplo 18 como valor mínimo, sólo tendrás que digitar 18 en Valor predeterminado de la ficha General de Propiedades del campo.
   
6. En Regla de validación puedes ingresar un mensaje para para indicar cuál sería el dato a ser ingresado. Por ejemplo según el punto anterior en Valor predeterminado se digitó 18 en Regla de validación podríamos digitar >=18 y <=110 que se visualizará en caso de ingresar un dato equivocado.
   
7. En texto de validación se escribe un texto que ayudaría al ingreso de datos. Por ejemplo según el punto anterior en Valor predeterminado se digitó >=18 y <=110 para orientar al usuario en el ingreso de datos entre 18 y 120, en este casose digitará "La edad debe ser mayor a 17 y menos a 111", dato que se visualizara al ingresar un dato equivocado.
   

Tamaño del campo

Esta propiedad establece el número máximo de caracteres que podrá contener un campo si es de tipo texto. Para cada carácter que se vaya a introducir como valor en el campo, habrá que reservar un espacio para él, es decir un byte. Inicialmente se fija por Access en 50, pudiéndose modificar en cualquier instante por otro valor.

Si el campo en cuestión cuyas propiedades se están definiendo es de tipo numérico al situar el cursor sobre esta opción aparecerá, a la derecha de la misma, un cuadro con una flecha negra. Si se hace clic sobre dicha flecha se despliegan una serie de opciones:

• Byte: admite valores enteros comprendidos entre 0 y 255. (Ej. número hijos, edad...). Ocupa 1 byte de espacio en el disco del ordenador.
  
• Entero: admite valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32767. (Ej. plantilla, páginas libro...). Ocupa 2 bytes de espacio en disco.
  
• Entero largo: admite valores enteros entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647. (Ej. horas vuelo de un piloto...). Ocupa 4 bytes.
  
• Simple: admite valores comprendidos entre -3,4 x 1038 y 3.4 x 1038, permitiendo hasta siete decimales. Ocupa 4 bytes.
  
• Doble: admite valores comprendidos entre -1,797 x 10308 y 1,797 x 10308, permitiendo hasta quince decimales. Ocupa 8 bytes. (prácticamente cualquier número sería admitido).
  El resto de los campos no disponen de esta propiedad. Ya que el tamaño se lo adjudica Access automáticamente y no es modificable por el usuario.
  
  Es conveniente ajustar el tamaño de los campos al mínimo necesario, ya que hará aumentar la velocidad de ejecución y reducir el espacio necesario en el disco, a mayor tamaño del campo más espacio de disco se requiere.
  

Crear cuadro combinado
Pasos a seguir:

1. Haz clic en el separador Búsqueda.
   
2. En Mostrar control se visualiza Cuadro de texto, selecciona Cuadro combinado.
   
3. En Tipo de origen de la fila debe visualizarse Tabla/Consulta de no ser así, selecciona Tabla/Consulta.
   
4. En Origen de la fila, selecciona la tabla a ser usada en el cuadro combinado de otra tabla.
   
5. En Columna dependiente debe figurar 1 si la tabla fuera de dos campos y la primera columna de datos estaría almacenando los códigos y las otras columnas dependerían de la primera.
   
6. En Número de columnas, debe figurar 2 porque la tabla es de dos campos (dos columnas de datos para los registros)
   
7. En Ancho de columnas debe figurar 0;3 para ocultar la primera columna 0 y 3 para visualizar la columna 2 de la tabla Distrito.
   Nota: Si la tabla fuera de 3 columnas debo de usar 0 para no visualizar la columna en la Vista Hoja de datos ó 3 para ver el dato.
   

3.- Trabajar con Tablas y Base de datos

Navegar entre registros

Los usuarios de Access que casi siempre necesitan navegar por la base de datos para observar los diferentes registos y se puede lograr mediante el teclaro o botones de navegación.

Navegar utilizando el teclado
En la Vista Hola de datos, puedes navegar entre los registros utilizando las teclas de flechas arriba, abajo, izquierda y derecha para ir al campo que desees. También puedes utilizar el tabulador para moverte de un campo a otro en un registro y del último campo de un registro al primer calmo del siguiente registro.

Observa el siguiente cuadro:


Navegar utilizando botones de navegación de registros
Los usuarios de Access que prefieren utilizar el mouse pueden moverse entre los registros haciendo clic en los botones de navegación de registros.
Los botones para navegar entre los registros se muestran en el lado inferior de la pantalla en la Vista Hoja de datos. Observa:


Introducir, modificar y eliminar registros
En la Vista de Hoja de datos, coloca el punto de inserción en la primera celda vacía de un registro y comienza a escribir para agregar datos. Los datos se introducen campo por campo y fila por fila. También puedes insertar filas para ingresar nuevo registro (datos) o eliminar filas ubícándote en la ficha Hoja de datos de Herramientas de tabla

En ocasiones, los campos pueden contener una máscara de entrada, la cual es un conjunto de caracteres de marcador de posición que obligan a introducir datos en un formato específico.

Máscara de entrada

Una máscara de entrada es un conjunto de caracteres literales y caracteres de máscara que controlan lo que se puede y no se puede escribir en un campo. Por ejemplo, una máscara de entrada puede requerir a los usuarios que escriban fechas o números de teléfono según las convenciones de un país o una región determinada. Una máscara de entrada se ingresa en la Vista Diseño

Componentes y sintaxis de una máscara de entrada

Las máscaras de entrada contienen tres secciones, separadas por signos de punto y coma. La primera sección es obligatoria y las demás son opcionales. El siguiente ejemplo es una máscara de entrada para números de teléfono con formato de EE.UU.:

(999) 000-000;0;-

La primera sección define la cadena de la máscara y consta de marcadores de posición y caracteres literales. En la segunda sección se indica si se desean almacenar los caracteres de la máscara y algún dato en la base de datos. Escriba 0 si desea almacenar la máscara y los datos. Escriba 1 si desea almacenar únicamente los datos. En la tercera sección se define el marcador de posición usado para indicar las posiciones de los datos. De forma predeterminada, Access usa el carácter de subrayado (_). Si desea usar otro carácter, escríbalo en la tercera sección de la máscara. De forma predeterminada, una posición sólo acepta un carácter o espacio.

Referencia a los caracteres de máscaras de entrada

En la tabla siguiente se muestran y se describen los marcadores de posición y los caracteres literales que se pueden usar en una máscara de entrada.


Ejemplos de máscaras de entrada

Los ejemplos que figuran en la siguiente tabla muestran algunas formas en las que se pueden usar las máscaras de entrada.

2.- Crear Base de datos y tablas de base de datos

Crear una base de datos

Si hay una plantilla que se ajuste a tus necesidades, esta es, por lo general, la forma más rápida de crear una base de datos. Access ofrece una variedad de plantillas para ayudarte a iniciar. Las plantillas de bases de datos pueden utilizarse como están o puedes personalizarlas para adaptarlas a tus propósitos.

Utilizar una plantilla para crear una base de datos
Sigue los siguientes pasos:

1. Ingresa a Access 2007 y observa la pantalla.
   A primera vista se muestran las plantillas destacadas en línea, pero también podrás visualizar otras con sólo dar clic en el Panel que aparece al lado izquierdo de la pantalla y elegir el tipo de plantilla que más te acomoda.
   
2. Si eligieras la plantilla Contactos en el lado derecho de tu pantalla verás que cambia y aparece el nombre de la plantilla elegida para descargarla. En este caso cambia el nombre por Colegio de la Inmaculada y luego da clic en el botón Descargar. La base de datos Colegio de la Inmaculada se ubicará en Mis documentos.
   

Conocer objetos de la base de datos creada: Plantilla Contactos
Sigue los siguientes pasos

1. Expande el Panel de exploración para que observes los objetos que tiene la Base de datos Colegio de la Inmaculada y luego expande el grupo Objetos auxiliares para ver la tabla Contactos
   
   
2. Haz doble clic en la tabla Contactos y podrás observar la Vista de Hoja de datos de la tabla.
   
3. Despliega el botón Ver y selecciona Vista Diseño y verás que muestra el Nombre del campo y Tipo de datos. Además muestra las propiedades de cada campo, para la propiedad de cada uno sólo tienes que ubicarte en cada uno de los campos e ir observando cada propiedad.
   

Crear una base de datos en blanco
Sigue los siguientes pasos:

1. Inicia Access
   
2. Haz clic en Base de datos en blanco
   
3. En el lado derecho de la pantalla digita el nombre que tendrá tu base de datos.
   
4. Haz clic en el botón Crear y listo.
   

Nota: No olvides que las bases de datos descargadas o creadas se ubican en Mis documentos. Ten en cuenta que al crear una base de datos en blanco verás como objeto a una tabla, pero no está grabada por lo tanto si no lo haces y cierras la base da datos, al abrirla no volverás a visualizar el objeto tabla.

Crear una tabla de base de datos

Puedes crear una tabla de base de datos a partir de Tabla, plantillas de tabla o de Diseño de tabla.

Crear una tabla a partir de cero
Sigue los siguientes pasos:

1. Haz clic en la ficha Crear
   
2. Haz clic en el botón Tabla y observa el siguiente resultado.
   
   La tabla aparece en Vista Hoja de datos y con un sólo campo.
   
   
3. Haz clic en el botón Guardar y listo para ir a Vista Diseño y empezar a ingresar los campos.
   

Crear una tabla en base a una plantilla
Al crear una base de datos en base a una plantilla ya estas obteniendo una tabla o tablas, las que podrías editar o copiar y pegar en una base de datos en blanco.
También puedes crear una tabla a partir de una plantilla de la siguiente manera:

1. Haz clic en la ficha Crear
   
2. Haz clic en el botón Plantillas de tabla del grupo Tablas y podrás elegir: Contactos, Tareas, Problemas, Eventos o Activos, según tus requerimientos.
   
3. Haz clic en el botón Guardar y listo para editarla, según lo creas conveniente.
   

Crear una tabla a partir de Diseño de tabla
Sigue los siguientes pasos:

1. Haz clic en la ficha Crear
   
2. Haz clic en el botón Diseño de tabla del grupo Tablas y que aparece la Vista Diseño, pero no existe ningún campo ni siquiera el campo ID.
   
3. Haz clic en el botón Guardar y verás que no puedes y a la vez Access de informa que tienes que ingresar por lo menos un campo.
   

Crear una tabla a partir de otra

Sigue los siguientes pasos:

1. Abre la base de datos donde se ubica la tabla que quieres copiar.
   
2. En el Panel de exploración, selecciona la tabla y haz clic en el botón Copiar
   
3. Abre la base de datos donde quieres pegar la tabla.
   
4. Haz clic en el botón Pegar y listo.
   

Crear campos y seleccionar tipo de datos a una tabla recién creada
Después de crear una tabla a partir de cero Tabla o crear una tabla partir de Diseño de tabla deberás ingresar sus campos y seleccionar el tipo de dato que le corresponda a cada campo

Ingresar campos a una tabla - Tipo de datos

Sigue los siguientes pasos:

1. En la Vista Diseño ingresa los siguientes campos: Código, Nivel, Grado Sección, alumno, año, Orden, Fech-Nac, Dir y Dis
   
2. Selecciona el tipo de datos que le asignarás a cada uno de ellos que podrían ser: Código(texto), Nivel (texto), Grado (Número) Sección (texto), alumno (texto), año (texto), Orden(texto), Fech-Nac (Fecha/Hora), Dir (texto) y Dis (texto)
   

Ingresa datos a una tabla

Sigue los siguientes pasos:

1. En la Vista Hoja de datos ingresa los datos correspondiente a los siguientes campos: Código, Nivel, Grado Sección, alumno, año, Orden, Fech-Nac, Dir y Dis
   
   
2. Después de terminar de ingresar los datos a todos los campos que corresponden al primer registro, se continúa con el 2do. registro y así sucesivamente (ingreso de datos se recomienta sea horizonal)
   

Importar tabla de Excel


Access es un manejador de bases de datos relacionales, en otras palabras es el software en donde podrás administrar muchos datos para llegar a obtener información. Imaginate que es un contenedor lleno de datos para luego presentarlos en forma ordenada. Excel también nos sirve para trabajar con base de datos, pero no es su objetivo principal de trabajo por lo tanto podrás importar una base de datos de Excel a Access 2007.

Sigue los siguientes pasos:

1. Haz clic en la ficha Datos externos
   
2. Haz clic en el botón Excel del grupo Importar. Observa la caja de diálogo Obtener datos externos: Hoja de cálculo de Excel.
   
3. Haz clic en el botón Examinar de la caja de diálogo Obtener datos externos: Hoja de cálculo de Excel para abrir el archivo Excel y luego....
   
4. Haz clic en el botón Aceptar
   
5. Selecciona la hoja de trabajo (Catálogo).
   
6. Marca un un clic Primera fila contiene encabezado de columnas.
   
7. Haz clic en el botón Siguiente dos veces.
   
8. Selecciona Sin clave principal. Más adelante lo determinarás.
   
9. Haz clic en el botón Siguiente
   
10. Observa la caja de diálogo y observa el nombre que tendrá la tabla. Si deseas puedes cambiarla y por último haz clic en el botón Finalizar y clic en el botón Cerrar.
    
    Nota: Podrías haber guardado los pasos de importación
    

1.- Elementos esenciales de las bases de datos

Antes de comenzar a trabajar con Microsoft Access, necesitas familiarizarte con la interfaz de usuario principal.

Base de datos
Es una herramienta para recopilar y organizar información. Las bases de datos pueden almacenar información sobre personas, productos, pedidos o cualquier otra cosa, por ejemplo, un directorio que contienen nombres, direcciones y números teléfonicos. Como base de datos, éste organiza grandes cantidades de datos y te permite acceder a ellos en una forma predecible: generalmente por nombre en orden alfabético.
Iniciar Access
Después de dar clic en Microsoft Access 2007, ingresando por el botón Inicio o por acceso directo se te presentará la siguiente pantalla:

Donde podrás crear una base de datos en blanco, basado en una plantilla o abrir una existente.

Abrir una base de datos existente
Sigue los siguientes pasos:

1. Después de ingresar a Microsoft Access 2007, da clic en Más...
   
   
2. Busca la base de datos, seleccionala y la abres. Aparece la siguiente pantalla:
   
   
   De manera predeterminada, el Panel de exploración aparece en el lado izquierdo de la pantalla de Acces cada vez que crea o abre una base de datos.
   

Panel de exploración

El Panel de exploración te permite abrir, copiar y eliminar tablas y otros objetos de una base de datos.

Los objetos de la base de datos son:

Tablas
Son la parte fundamental de cualquier base de datos ya que contienen la información en la que se basa el resto de los objetos. La tabla almacena datos en categorías.
Tiene dos presentaciones: El modo diseño nos sirve para definir la estructura y contenido de los campos que van a componer la tabla y Hoja de datos para gestionar los datos.
Formularios
Un formulario es una ventana que permite mostrar y editar la información por medio de diferentes controles (botones, cuadros de texto, etiquetas, etc).

El formulario en sí no almacena información, solo nos permite acceder a los datos que están guardados en una tabla.

La ventaja de usar formularios consiste en que podemos trabajar simultáneamente con datos de más de una tabla en un único formulario.

Informes
Permiten imprimir la información de base de datos en una forma eficaz y además, permite combinar los datos de varias tablas en un documento único. Presentan la información de formas que son más útiles.

Consultas
Nos facilitan para obtener la información que queremos ver de las bases de datos y organizarla para su uso en informes. Te permiten buscar y recuperar los datos que has almacenado.

Una consulta consiste de uno o más criterios para seleccionar los datos que nos interesan.
Macro
Es un conjunto de instrucciones que se pueden almacenar para automatizar tareas repetitivas.

Módulo
Es un programa o conjunto de instrucciones en lenguaje Visual Basic

Definir las necesidades y tipos de datos
Para definir los campos de una tabla, debes definir qué datos deben ser almacenados en la tabla. La planeación es una parte importante de crear una base de datos.
En una tabla de base de datos los datos se almacenan en filas y columnas, similares en apariencia a una hoja de cálculo. Cada fila de una tabla recibe el nombre de registro. Cada columna de una tabla recibe el nombre de campo. Por ejemplo, si una tabla tiene el nombre "Lista de alumnos cada registro (fila) contiene información sobre un estudiante diferente y cada campo (columna) contiene un diferente tipo de información, como Apellido o dirección de correo electrónico.

Tipo de datos para los campos
Cuando diseñes la base de datos, puedes especificar un tio de datos para cada campo (columna) que creas para que coincida con la información que éste almacenará. Todos los tipos de datos tienen un propósito específico; por ejemplo, si necesitas almacenar fechas, debes especificar el tipo de datos Fecha/Hora para el campo.

A cada campo en una tabla se le debe designar un tipo de datos específico. Un tipo de datos controla el tipo de datos que contendrá un campo; sin importar si es texto, número, fecha/hora o algún otro tipo. Access provee diez tipos de datos diferentes, cada uno con su propio propósito.