Base de datos
Es una herramienta para recopilar y organizar información. Las bases de datos pueden almacenar información sobre personas, productos, pedidos o cualquier otra cosa, por ejemplo, un directorio que contienen nombres, direcciones y números teléfonicos. Como base de datos, éste organiza grandes cantidades de datos y te permite acceder a ellos en una forma predecible: generalmente por nombre en orden alfabético.
Iniciar Access
Después de dar clic en Microsoft Access 2007, ingresando por el botón Inicio o por acceso directo se te presentará la siguiente pantalla:
Donde podrás crear una base de datos en blanco, basado en una plantilla o abrir una existente.
Abrir una base de datos existente
Sigue los siguientes pasos:
- Después de ingresar a Microsoft Access 2007, da clic en Más...
- Busca la base de datos, seleccionala y la abres. Aparece la siguiente pantalla:
De manera predeterminada, el Panel de exploración aparece en el lado izquierdo de la pantalla de Acces cada vez que crea o abre una base de datos.
Panel de exploración
El Panel de exploración te permite abrir, copiar y eliminar tablas y otros objetos de una base de datos.
Los objetos de la base de datos son:
Tablas
Son la parte fundamental de cualquier base de datos ya que contienen la información en la que se basa el resto de los objetos. La tabla almacena datos en categorías.
Tiene dos presentaciones: El modo diseño nos sirve para definir la estructura y contenido de los campos que van a componer la tabla y Hoja de datos para gestionar los datos.
Formularios
Un formulario es una ventana que permite mostrar y editar la información por medio de diferentes controles (botones, cuadros de texto, etiquetas, etc).
El formulario en sí no almacena información, solo nos permite acceder a los datos que están guardados en una tabla.
La ventaja de usar formularios consiste en que podemos trabajar simultáneamente con datos de más de una tabla en un único formulario.
Informes
Permiten imprimir la información de base de datos en una forma eficaz y además, permite combinar los datos de varias tablas en un documento único. Presentan la información de formas que son más útiles.
Consultas
Nos facilitan para obtener la información que queremos ver de las bases de datos y organizarla para su uso en informes. Te permiten buscar y recuperar los datos que has almacenado.
Una consulta consiste de uno o más criterios para seleccionar los datos que nos interesan.
Macro
Es un conjunto de instrucciones que se pueden almacenar para automatizar tareas repetitivas.
Módulo
Es un programa o conjunto de instrucciones en lenguaje Visual Basic
Definir las necesidades y tipos de datos
Para definir los campos de una tabla, debes definir qué datos deben ser almacenados en la tabla. La planeación es una parte importante de crear una base de datos.
En una tabla de base de datos los datos se almacenan en filas y columnas, similares en apariencia a una hoja de cálculo. Cada fila de una tabla recibe el nombre de registro. Cada columna de una tabla recibe el nombre de campo. Por ejemplo, si una tabla tiene el nombre "Lista de alumnos cada registro (fila) contiene información sobre un estudiante diferente y cada campo (columna) contiene un diferente tipo de información, como Apellido o dirección de correo electrónico.
Tipo de datos para los campos
Cuando diseñes la base de datos, puedes especificar un tio de datos para cada campo (columna) que creas para que coincida con la información que éste almacenará. Todos los tipos de datos tienen un propósito específico; por ejemplo, si necesitas almacenar fechas, debes especificar el tipo de datos Fecha/Hora para el campo.
A cada campo en una tabla se le debe designar un tipo de datos específico. Un tipo de datos controla el tipo de datos que contendrá un campo; sin importar si es texto, número, fecha/hora o algún otro tipo. Access provee diez tipos de datos diferentes, cada uno con su propio propósito.
