Si hay una plantilla que se ajuste a tus necesidades, esta es, por lo general, la forma más rápida de crear una base de datos. Access ofrece una variedad de plantillas para ayudarte a iniciar. Las plantillas de bases de datos pueden utilizarse como están o puedes personalizarlas para adaptarlas a tus propósitos.
Utilizar una plantilla para crear una base de datos
Sigue los siguientes pasos:
- Ingresa a Access 2007 y observa la pantalla.
A primera vista se muestran las plantillas destacadas en línea, pero también podrás visualizar otras con sólo dar clic en el Panel que aparece al lado izquierdo de la pantalla y elegir el tipo de plantilla que más te acomoda. - Si eligieras la plantilla Contactos en el lado derecho de tu pantalla verás que cambia y aparece el nombre de la plantilla elegida para descargarla. En este caso cambia el nombre por Colegio de la Inmaculada y luego da clic en el botón Descargar. La base de datos Colegio de la Inmaculada se ubicará en Mis documentos.
Conocer objetos de la base de datos creada: Plantilla Contactos
Sigue los siguientes pasos
- Expande el Panel de exploración para que observes los objetos que tiene la Base de datos Colegio de la Inmaculada y luego expande el grupo Objetos auxiliares para ver la tabla Contactos
- Haz doble clic en la tabla Contactos y podrás observar la Vista de Hoja de datos de la tabla.
- Despliega el botón Ver y selecciona Vista Diseño y verás que muestra el Nombre del campo y Tipo de datos. Además muestra las propiedades de cada campo, para la propiedad de cada uno sólo tienes que ubicarte en cada uno de los campos e ir observando cada propiedad.
Crear una base de datos en blanco
Sigue los siguientes pasos:
- Inicia Access
- Haz clic en Base de datos en blanco
- En el lado derecho de la pantalla digita el nombre que tendrá tu base de datos.
- Haz clic en el botón Crear y listo.
Nota: No olvides que las bases de datos descargadas o creadas se ubican en Mis documentos. Ten en cuenta que al crear una base de datos en blanco verás como objeto a una tabla, pero no está grabada por lo tanto si no lo haces y cierras la base da datos, al abrirla no volverás a visualizar el objeto tabla.
Crear una tabla de base de datos
Puedes crear una tabla de base de datos a partir de Tabla, plantillas de tabla o de Diseño de tabla.
Crear una tabla a partir de cero
Sigue los siguientes pasos:
- Haz clic en la ficha Crear
- Haz clic en el botón Tabla y observa el siguiente resultado.
La tabla aparece en Vista Hoja de datos y con un sólo campo. - Haz clic en el botón Guardar y listo para ir a Vista Diseño y empezar a ingresar los campos.
Crear una tabla en base a una plantilla
Al crear una base de datos en base a una plantilla ya estas obteniendo una tabla o tablas, las que podrías editar o copiar y pegar en una base de datos en blanco.
También puedes crear una tabla a partir de una plantilla de la siguiente manera:
- Haz clic en la ficha Crear
- Haz clic en el botón Plantillas de tabla del grupo Tablas y podrás elegir: Contactos, Tareas, Problemas, Eventos o Activos, según tus requerimientos.
- Haz clic en el botón Guardar y listo para editarla, según lo creas conveniente.
Crear una tabla a partir de Diseño de tabla
Sigue los siguientes pasos:
- Haz clic en la ficha Crear
- Haz clic en el botón Diseño de tabla del grupo Tablas y que aparece la Vista Diseño, pero no existe ningún campo ni siquiera el campo ID.
- Haz clic en el botón Guardar y verás que no puedes y a la vez Access de informa que tienes que ingresar por lo menos un campo.
Crear una tabla a partir de otra
Sigue los siguientes pasos:
- Abre la base de datos donde se ubica la tabla que quieres copiar.
- En el Panel de exploración, selecciona la tabla y haz clic en el botón Copiar
- Abre la base de datos donde quieres pegar la tabla.
- Haz clic en el botón Pegar y listo.
Crear campos y seleccionar tipo de datos a una tabla recién creada
Después de crear una tabla a partir de cero Tabla o crear una tabla partir de Diseño de tabla deberás ingresar sus campos y seleccionar el tipo de dato que le corresponda a cada campo
Ingresar campos a una tabla - Tipo de datos
Sigue los siguientes pasos:
- En la Vista Diseño ingresa los siguientes campos: Código, Nivel, Grado Sección, alumno, año, Orden, Fech-Nac, Dir y Dis
- Selecciona el tipo de datos que le asignarás a cada uno de ellos que podrían ser: Código(texto), Nivel (texto), Grado (Número) Sección (texto), alumno (texto), año (texto), Orden(texto), Fech-Nac (Fecha/Hora), Dir (texto) y Dis (texto)
Ingresa datos a una tabla
Sigue los siguientes pasos:
- En la Vista Hoja de datos ingresa los datos correspondiente a los siguientes campos: Código, Nivel, Grado Sección, alumno, año, Orden, Fech-Nac, Dir y Dis
- Después de terminar de ingresar los datos a todos los campos que corresponden al primer registro, se continúa con el 2do. registro y así sucesivamente (ingreso de datos se recomienta sea horizonal)
Importar tabla de Excel
Access es un manejador de bases de datos relacionales, en otras palabras es el software en donde podrás administrar muchos datos para llegar a obtener información. Imaginate que es un contenedor lleno de datos para luego presentarlos en forma ordenada. Excel también nos sirve para trabajar con base de datos, pero no es su objetivo principal de trabajo por lo tanto podrás importar una base de datos de Excel a Access 2007.
Sigue los siguientes pasos:
- Haz clic en la ficha Datos externos
- Haz clic en el botón Excel del grupo Importar. Observa la caja de diálogo Obtener datos externos: Hoja de cálculo de Excel.
- Haz clic en el botón Examinar de la caja de diálogo Obtener datos externos: Hoja de cálculo de Excel para abrir el archivo Excel y luego....
- Haz clic en el botón Aceptar
- Selecciona la hoja de trabajo (Catálogo).
- Marca un un clic Primera fila contiene encabezado de columnas.
- Haz clic en el botón Siguiente dos veces.
- Selecciona Sin clave principal. Más adelante lo determinarás.
- Haz clic en el botón Siguiente
- Observa la caja de diálogo y observa el nombre que tendrá la tabla. Si deseas puedes cambiarla y por último haz clic en el botón Finalizar y clic en el botón Cerrar.
Nota: Podrías haber guardado los pasos de importación
